36 % Umsatzsteigerung, 33 % mehr vollautomatische Bestellungen via EDI und damit einhergehend verkürzte Durchlaufzeiten und verbesserte Qualität: Die SanData IT-Gruppe feierte in den letzten Jahren zahlreiche Erfolge. Doch wie hat SanData das geschafft? Stefanie Schönauer, Head of Inside Sales, Thomas Zenger, Einkaufsleiter, und Daniel Mandic, Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst, berichten aus der Praxis.
Partnerschaft mit Blick auf Kundenzufriedenheit
Das mittelfränkische Unternehmen mit Sitz in Nürnberg steht für eine leistungsstarke Kombination aus IT-Know-how und innovativen Lösungen, mit dem Ziel, den Arbeitsalltag ihrer Kunden spürbar angenehmer zu gestalten. Als eines der führenden Systemhäuser in Deutschland und Österreich bietet SanData großen und mittelständischen Unternehmen umfassende IT-Services aus einer Hand. Schon seit 2015 hat SanData ITscope als Vergleichsplattform in ihre Einkaufswelt integriert.
Angebunden an das ERP-System SITE, welches über eine Schnittstelle zu ITscope verfügt, war es mit zukunftsorientierter Perspektive ein logischer Schritt, auch in anderen Bereichen auf die Lösungen des Karlsruher Unternehmens zu setzen. Um den gesamten Prozess vom Kundenauftrag bis zur Beschaffung digital abzubilden, fiel dann schließlich die Entscheidung zugunsten der B2B Shop-Lösung und der E-Procurement-Anbindungen von ITscope.
„Unsere Zusammenarbeit zeichnete sich von Anfang an durch eine hohe Flexibilität aus und dass wir gemeinsam einen Weg finden wollten, die vollste Zufriedenheit unserer Kunden zu gewährleisten“, beschreibt Stefanie Schönauer, „wir wussten also, dass wir auch für die Einführung unseres Shops den passenden Partner an unserer Seite hatten.”
Der gemeinsame Weg zur digitalen Transformation
Mit der Integration des Shops konnte dann in Richtung der Kunden erstmals eine direkte Transparenz in Bezug auf Preise und Lagerbestände gewährleistet werden – was nicht nur für die Kunden ein großer Mehrwert ist, sondern auch alle internen Arbeitsprozesse erheblich erleichtert. „Wir mussten nicht mehr ständig individuelle Angebote erstellen und Preise für jede Anfrage separat kommunizieren. Stattdessen können unsere Kunden nun mit einem Blick in den Shop die Verfügbarkeiten von Produkten sowie die für sie jeweils gültigen Preise direkt selbst einsehen – eine massive Zeitersparnis für uns”, erklärt Stefanie Schönauer weiter.
Der erste Schritt in Richtung effizientere Abläufe war also getan. Weiter ging es mit der Einführung von kundenindividuellen Warenkörben, die die jeweils gültigen Preise und speziellen Konfigurationen für jeden Kunden abbildeten. Nicht zuletzt war auch die Einführung von PunchOut-Schnittstellen ein wesentliches Thema, die es den Endkunden ermöglichte, direkt aus ihrem eigenen E-Procurement-System unter Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien bei SanData zu bestellen.
Gemeinsames Engagement führt zum Ziel
Zwar erforderte der Umstrukturierungsprozess hin zu einer firmenweiten Automatisierung auch ein hohes Engagement jedes einzelnen Mitarbeitenden, seine bisherigen Abläufe grundlegend anzupassen, doch die meisten Startschwierigkeiten konnten schnell behoben werden. Bei kurzfristigen Problemen half der ITscope Support auf dem kurzen Weg: „Es ist extrem wertvoll, einen direkten Ansprechpartner zu haben, der immer für uns verfügbar ist, schnell reagiert und eine hohe Lösungsquote bietet”, beschreibt Daniel Mandic die gute Zusammenarbeit mit den Kollegen aus dem Customer Success- und Support-Team von ITscope. „Es ist einfach ein riesiger Vorteil, dass ITscope nicht nur über umfassendes Know-how bezüglich des eigenen Produkts verfügt, sondern auch ein tiefgehendes Verständnis für die externen Systeme hat, die von unseren Kunden eingesetzt werden. Ohne diese Expertise wäre die Integration, zum Beispiel von SAP Ariba, vermutlich nicht so reibungslos verlaufen.”
Durch Transparenz zum Erfolg: Die Vorteile des B2B Shops
Daniel Mandic schätzt bei der Arbeit mit dem ITscope Shop besonders die detaillierte Suche, den Preisvergleich und das übersichtliche Angebot. Kunden profitieren außerdem von der Möglichkeit, individuelle Hersteller und Warenkörbe zu wählen und ein vollständig anpassbares Sortiment zu gestalten. Darüber hinaus können eigene Kategorien und Services eingeführt werden, was eine besonders individuelle Angebotsgestaltung ermöglicht. Ein weiterer Vorteil ist der Bestellprozess, der eine nahtlose Integration in die ERP-Systeme der Kunden ermöglicht. „Dadurch ist kaum eine Eingewöhnungszeit für den Kunden notwendig, da alles aus einer Hand und innerhalb des ihm vertrauten Systems abläuft”, ergänzt Mandic.
Durch Automatisierung zu verbesserter Qualität und verkürzten Durchlaufzeiten
Als übergeordnetes Ziel steht bei SanData ganz klar weiterhin die Automatisierung in allen Bereichen. Und diese beinhaltet natürlich auch, immer mehr Kunden zur Nutzung des Webshops zu bewegen. „Dies führt nicht nur intern zu einer Vereinfachung unserer Prozesse, sondern verbessert auch die Qualität und verkürzt die Durchlaufzeiten. Nicht nur im Vertrieb, sondern auch im Einkauf, wo die manuelle Dateneingabe durch die Nutzung von Schnittstellen reduziert wird. Die direkte Anbindung von Kunden an unseren Webshop fördert zudem die Kundenbindung und unterstützt unser Bestreben, in den kommenden Jahren ein noch stärkeres Wachstum über den Webshop zu erzielen”, beschreibt Stefanie Schönauer die Zielsetzung. „Und auch im Außendienst haben wir große Fortschritte gemacht. Obwohl anfangs eine gewisse Skepsis gegenüber dem Produkt bestand, sind mittlerweile nahezu alle Kolleginnen und Kollegen an Bord. Sie bemühen sich aktiv darum, ihre Kunden für den Webshop zu gewinnen, was für uns im Innendienst natürlich sehr vorteilhaft ist”, so Stefanie Schönauer weiter.
Durchweg positive Bilanz für SanData
Und abschließend? Die drei zeigen sich insgesamt sehr zufrieden. „Wir haben zahlreiche Prozesse erfolgreich implementiert und es fühlt sich fast so an, als hätten wir ein zweites ERP-System, so gut haben wir den B2B Shop in unsere Teams integriert. Alle Beteiligten sind über die Funktionsweise bestens informiert, über sämtliche Abteilungen hinweg”, sagt Daniel Mandic.
Dass es sich nicht nur um einen positiven Gesamteindruck handelt, sondern auch handfeste Zahlen im Hintergrund stehen, zeigt beispielsweise die Entwicklung der E-Mail-Bestellungen: So konnte SanData seit 2020 den Anteil in Höhe von 93 % der Bestellungen, die per Mail eingingen, im Vergleich zum Eingang per EDI bis zum Jahr 2023 auf unter 60 % E-Mail-Bestellungen reduzieren.
Und auch der Umsatz zog mit: Im Vergleich zu 2022 ist der Umsatz im Jahr 2023 um 36 % gestiegen, im Vergleich zu 2021 sogar um 165 %. Ein sehr ähnliches Ergebnis zeigt sich auch bei der Anzahl der Bestellungen, die von 2022 zu 2023 um mehr als 200 % gestiegen sind und sich im Vergleich zu 2021 sogar verfünffacht haben.
Es basst scho': Das fränkische Gütesiegel für ITscope
Doch nicht nur diese Zahlen und der damit verbundene Erfolg sorgen für große Zufriedenheit bei SanData. „Der hohe Grad an Automatisierung bringt für uns einfach einen erheblichen Nutzen mit sich. Viele Prozesse, die wir in den vergangenen Jahren noch manuell durchgeführt haben, wurden nach und nach digitalisiert. Dies stellt für uns einen der größten Erfolgsfaktoren dar”, erklärt Thomas Zenger. Und ergänzt ganz landestypisch fränkisch: „Würde ich die Zufriedenheit in Zahlen ausdrücken, würde ich uns eine klassische 8 von 10 geben - ganz nach dem Motto es basst scho, aber bissl was geht immer.”
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v. l. n. r. Stefanie Schönauer, Daniel Mandic und Thomas Zenger
Stefanie Schönauer verfügt über langjährige Erfahrung in verschiedenen Abteilungen bei SanData. Rund neun Jahre war sie im Einkauf tätig und ist vor vier Jahren in den Vertriebsinnendienst gewechselt und leitet diesen nun für Deutschland und Österreich. Seit sie die Leitungsfunktion übernommen hat, liegt ihr Fokus auf der Strategieentwicklung und der Optimierung von Prozessen.
Thomas Zenger ist seit insgesamt sechs Jahren bei SanData. Davon war er vier Jahre im operativen Einkauf tätig, seit zwei Jahren ist er Einkaufsleiter für Deutschland und Österreich. Seine Hauptaufgaben konzentrieren sich auf die Digitalisierung des Einkaufs und die Prozessoptimierung in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
Daniel Mandic ist seit zwei Jahren Teil des SanData-Teams und konzentriert sich auf die Weiterentwicklung des B2B-Webshops. Um den Shop kontinuierlich zu verbessern, arbeitet er eng mit dem Vertriebsaußendienst zusammen und kümmert sich um das Onboarding von Neukunden. Darüber hinaus ist er für die internen Schnittstellen des ERP-Systems verantwortlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Die SanData IT-Gruppe zählt zu den renommiertesten IT-Systemhäusern in Deutschland und Österreich. Das Systemhaus mit 540 Mitarbeitenden liefert großen und mittelständischen Unternehmen maßgeschneiderte IT-Lösungen und bietet sämtliche IT-Services aus einer Hand – Beratung, Analyse, Planung, Umsetzung, Wartung, Schulung – und dazu die Hard- und Software marktführender Hersteller.