Nicht nur bei Büromaterial, sondern insbesondere auch im ITK-Bereich sind unkoordinierte Beschaffungsprozesse absolut keine Seltenheit: Einzelne Abteilungen bestellen Waren, ohne die Einkaufsabteilung einzubinden und sorgen damit für hohe interne Mehrkosten. Wir zeigen Ihnen, welche Ursachen hinter diesem wilden Einkaufsverhalten, auch bekannt als Maverick Buying, stecken und eröffnen Wege, wie Sie wieder Ordnung in Ihre Beschaffung bringen.
Der Begriff Maverick, der auch mit Einzelgänger oder Außenseiter übersetzt wird, steht im Kontext des Einkaufs also für einen Beschaffungsprozess im Alleingang. Es gibt verschiedenste Gründe, weshalb Fachabteilungen den Einkauf auf eigene Faust angehen, anstatt den Weg über die zentrale Einkaufsabteilung zu gehen: In vielen Unternehmen fehlt es beispielsweise an Kommunikation und Transparenz in Bezug auf bestehende Prozesse und Rahmenverträge, die Fachkompetenz des Einkaufs wird unterschätzt, dringenden Bedarfen kann nicht schnell genug nachgekommen werden und auch persönliche Präferenzen beeinflussen die Entscheidung.
Eine Studie der WUCATO Marketplace GmbH zeigt, dass Maverick Buying insbesondere auch im ITK-Umfeld nicht zu unterschätzen ist. 11% der Befragten geben an, dass im Bereich Elektro/IT häufig “wild” eingekauft wird - neben den Spitzenreitern Büromaterial und Arbeitskleidung.
Quelle: WUCATO Marketplace GmbH | Beschaffung von Betriebsmitteln
Maverick Buying kann aber durchaus auch Vorteile bieten, weshalb das Vorgehen trotz unterschiedlicher Maßnahmen zur Unterbindung immer wieder auftritt. Sonderangebote können ausgenutzt werden und Fachabteilungen sind generell in der Lage schneller und flexibler zu reagieren - allerdings steht das kaum in Relation zu den Nachteilen. Die Prozesse sind unabgestimmt, es fehlt an Kostentransparenz und sowohl die Anschaffungs- als auch eventuell anfallende Wartungskosten sind deutlich höher. Insgesamt zeigt auch die Studie von WUCATO, dass mehr als die Hälfte der befragten Einkäufer Einsparpotenzial von bis zu 20% der Gesamtkosten sieht, wenn es in ihrem Unternehmen kein Maverick Buying geben würde - im Durchschnitt könnten somit sogar 24% der Gesamtkosten eingespart werden.
Quelle: WUCATO Marketplace GmbH | Beschaffung von Betriebsmitteln
Auch für Systemhäuser, die in diesem Fall als Dienstleister bzw. Lieferant durch das Maverick Buying betroffen sind, kann es problematisch werden, wenn Bestellungen nicht mehr aus der Einkaufsabteilung ihrer Industriekunden eingehen, sondern direkt aus den Fachabteilungen. Die Missachtung bestehender Rahmenverträge oder die Unterschreitung vereinbarter Mindestbestellmengen kann nicht nur den Kunden teuer zu stehen kommen, sondern sich auch negativ auf die Geschäftsbeziehung auswirken. Deshalb ist am besten vorher mit dem Kunden zu klären, wie Sie als Systemhaus mit solchen Bestellungen am besten umgehen und gleichzeitig dazu beitragen können, Maverick Buying seitens Ihrer Kunden einzudämmen.
Es ist also aus unterschiedlichsten Gesichtspunkten ganz im Sinne von Unternehmen, Bestellvorgänge möglichst zentral abzuwickeln, um Maverick Buying zu unterbinden. Speziell im ITK-Umfeld gelingt das besonders gut mit einer direkten Anbindung des E-Procurement-Systems an den oder die Shops der jeweiligen Lieferanten. Können Systemhäuser, die dabei die Rolle ebendieses Lieferanten einnehmen, nicht an das entsprechende E-Procurement-System ihres Industriekunden „andocken“, wird es für eine Bestellung mit größter Wahrscheinlichkeit nicht berücksichtigt. Umgekehrt wächst dank des einfachen und praktischen Einkaufsvorgangs die Vertragstreue gegenüber dem Systemhaus - und wo man unkompliziert einkaufen kann, kauft man nicht nur gerne und viel, sondern kann außerdem auch noch ganz nebenbei dem Maverick Buying entgegenwirken.
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