Was würden Sie mit einer halben Stunde zusätzlicher Arbeitszeit am Tag anfangen? Stellen Sie sich vor, Sie könnten jeden Tag 30 Minuten einsparen – das summiert sich in einer Woche auf 2,5 Stunden, im Monat auf etwa 10 Stunden und im Jahr auf beeindruckende 120 Stunden. Das ist nicht nur eine bemerkenswerte Zahl, sondern auch ein signifikanter Gewinn an Produktivität, den Sie in die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens oder in die Verbesserung Ihrer Dienstleistungen investieren könnten.
Genau das hat die M IT-Systemhaus GmbH aus Mühldorf am Inn erreicht. Durch die Integration von ITscope in ihr bestehendes ERP-System weclapp, optimiert M IT täglich wiederkehrende Prozesse und spart wertvolle Arbeitszeit im Einkauf. Diese Erfolgsgeschichte ist nicht nur ein Beweis dafür, wie effektiv die richtigen Tools eingesetzt werden können, sondern auch ein inspirierendes Beispiel für andere Unternehmen in der IT-Branche. Im Folgenden beleuchten wir, wie M IT diese Zeitersparnis realisiert hat und wie auch Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
M IT-Systemhaus: Ein regionaler Player mit internationalem Namen
Wenn allein schon der Firmenname Aufmerksamkeit erregt, hat man bei der Gründung alles richtig gemacht: Der Name M IT weckt Assoziationen zum renommierten Massachusetts Institute of
Technology (MIT). Der Name wurde mit einem Augenzwinkern gewählt und hat dem Unternehmen aus Oberbayern schon unerwartete Kontakte beschert. „Es werden immer alle hellhörig, wenn man sagt, man arbeitet bei M IT“, erzählt Firmengründer Claus Uretschläger. „Aber wir hatten nicht damit gerechnet, dass wir gleich einen Brief aus Boston von der Universität bekommen“, erzählt Firmengründer Claus Uretschläger. Von diesem Ausreißer einmal abgesehen, betreut M IT hauptsächlich regional ansässige Kunden im südöstlichsten Teil Deutschlands.
Persönliche Betreuung von KMUs und Schulen
Die M IT-Systemhaus GmbH bietet maßgeschneiderte IT-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Schulen. Seit der Gründung im Mai 2019, als M IT den IT-Bereich aus einer anderen Firma übernahm und selbstständig weiterführte, hat das Unternehmen sein Angebot stetig ausgebaut. Heute umfasst dieses sowohl klassische Systemhaus-Geschäfte mit Hardware und Software-Lizenzen als auch umfassende IT-Beratung als Partner des ERP-Systems weclapp. Wichtig ist Claus Uretschläger die persönliche Betreuung seiner Kunden. „Bei uns hat jeder Kunde einen festen Ansprechpartner“, berichtet er stolz.
Die Herausforderung: Manuelle Prozesse als Effizienzblockaden
Bevor ITscope bei M IT eingeführt wurde, kämpfte das Unternehmen mit ineffizienten Prozessen. „Verschiedene Mitarbeiter haben verschiedene Artikel angelegt“, erklärt Claus Uretschläger. „Das dauerte pro Artikel bestimmt drei bis vier Minuten.“ Außerdem führte dies nicht nur zu einer inkonsistenten Artikelverwaltung, sondern auch zu einer beeinträchtigten Kundenkommunikation. Die Unordnung war nicht nur unpraktisch, sondern auch zeitaufwändig, da jeder Artikel individuell behandelt werden musste. Ein Workflow musste her.
Ein weiteres großes Problem stellte der immense Zeitaufwand für manuelle Preisvergleiche und Verfügbarkeitsprüfungen dar. Vor der Integration von ITscope musste jedes Produkt einzeln geprüft werden, was nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig war. Diese Prozesse banden Ressourcen, die anderweitig effektiver eingesetzt werden könnten.
Versteckte Kosten durch getrennte Bestellungen
Ein Punkt, der Claus Uretschläger immer wieder Kopfzerbrechen bereitet hat, waren die unnötigen Mehrkosten durch getrennte, unkoordinierte Bestellungen beim gleichen Lieferanten. „Da hat ein Mitarbeiter um 12 Uhr bestellt, einer um 14 Uhr und einer um 16 Uhr und schon hatten wir drei Aufträge mit drei Mal Versandkosten“, beschreibt der M IT-Gründer. „Jetzt, wo wir mit ITscope alles automatisieren und einen gemeinsamen Warenkorb haben, kann ich am Ende des Tages eine einzige Bestellung für alles aufgeben. Das spart uns eine Menge an Lieferkosten und vereinfacht die Prozesse enorm“, erklärt Uretschläger.
M IT optimiert: Strukturierter Einkauf mit ITscope
Die Einführung von ITscope erwies sich für M IT als Wendepunkt. Durch die Automatisierung der Artikelanlagen und Bestellprozesse konnte das Unternehmen seine Ressourcen deutlich effizienter nutzen. „ITscope erlaubt es uns, alle Artikelinformationen automatisch zu synchronisieren und aktualisiert zu halten, was uns enorm viel Zeit spart“, erklärt Claus Uretschläger. Mit ITscope stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter auf die gleichen, stets aktuellen Daten zugreifen können.
Zentralisierte Daten für klare Entscheidungen
ITscope bietet eine Plattform für Preisvergleiche und Verfügbarkeitschecks. So können die M IT-Mitarbeiter Produkte und Preise in Echtzeit vergleichen. „Jetzt können wir auf einen Blick sehen, wo was zu welchem Preis verfügbar ist, und direkt aus dem System heraus bestellen“, so Uretschläger. Diese direkte Einbindung von Marktdaten in den täglichen Arbeitsablauf optimiert nicht nur den Einkaufsprozess, sondern reduziert auch Fehlerquellen und erhöht die Transparenz für alle Beteiligten.
Weniger Versandkosten, mehr Übersicht: Effizienzsteigerung im Einkauf
Durch die Zusammenfassung von Bestellungen innerhalb der ITscope-Plattform konnte M IT signifikant Versandkosten reduzieren. Die zentrale Verwaltung der Bestellungen in gemeinsamen Warenkörben ermöglicht es, größere Mengen gebündelt zu ordern, was nicht nur logistische Vorteile bietet, sondern auch die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten stärkt. „Jetzt, wo wir alles automatisieren und einen gemeinsamen Warenkorb haben, sparen wir eine Menge an Lieferkosten und vereinfachen die Prozesse enorm“, erklärt Claus Uretschläger.
weclapp und ITscope: Nahtlose Integration bei M IT Systemhaus
Die M IT-Systemhaus GmbH nutzt das 
ERP-System weclapp, um ihre Geschäftsprozesse zu verwalten. Die Entscheidung, ITscope einzubinden, fällte das Unternehmen unter anderem aufgrund der umfangreichen Funktionalität und der nahtlosen Integration in weclapp. Beide Firmen verbindet eine enge Partnerschaft, was ihre Kompatibilität und die daraus resultierenden Synergien verstärkt. „Die Entscheidung für ITscope lag nahe, da weclapp und ITscope perfekt zusammenarbeiten und wir so die maximale Effizienz unserer Prozesse sicherstellen können“, erklärt Claus Uretschläger die strategische Wahl.
Funktionalitäten der weclapp-ITscope-Schnittstelle
Die Integration von ITscope in weclapp bietet M IT eine Reihe von Funktionen, die den Einkaufsprozess wesentlich vereinfachen. Durch die weclapp-Schnittstelle haben die Mitarbeiter von M IT direkten Zugriff auf umfassende Produktinformationen, Preise und Verfügbarkeiten von über 350 Distributoren mit mehr als sieben Millionen Produkten direkt aus ITscope. Dies ermöglicht es zum Beispiel, Angebote direkt in weclapp zu erstellen und Bestellungen automatisch zu generieren, ohne das System verlassen zu müssen. „Diese Funktionen reduzieren unsere manuellen Eingaben erheblich und verbessern die Genauigkeit unserer Daten“, betont Uretschläger. Artikelinformationen wie zum Beispiel Produktdaten aus ITscope können durch die Schnittstelle direkt in weclapp eingesehen werden, genau wie dynamische Preis- und Verfügbarkeitsaktualisierungen.
Persönliche Betreuung für eine reibungslose Einführung
Die Einführung der weclapp-Schnittstelle zu ITscope wurde durch individuelle Betreuung seitens ITscope unterstützt. Claus Uretschläger berichtet: „Ein persönlicher Ansprechpartner hat uns gründlich eingearbeitet, danach lief fast alles automatisch.“ Diese spezielle Unterstützung leitete M IT durch alle Phasen der Einrichtung und Feinjustierung. Der direkte Support sorgte dafür, dass das gesamte Team von Beginn an die neuen Werkzeuge effektiv nutzen konnte. Uretschläger ergänzt: „Mittlerweile kennen wir uns als langjähriger Anwender und weclapp-Partner so gut aus, dass ein Onboarding kaum noch nötig wäre. Wir könnten alle Einstellungen selbst vornehmen.“ Er schließt ab: „Die Unterstützung von ITscope war jedoch entscheid end, um das System schnell und nahtlos in unsere Betriebsabläufe zu integrieren.“
Messbare Erfolge: Wie M IT durch ITscope täglich Zeit und Geld spart
„Durch ITscope sparen wir täglich eine halbe Stunde Zeit“, erklärt Claus Uretschläger. „Manchmal mehr, manchmal weniger – je nachdem, ob wir gerade mehr Hardware verkaufen oder mehr beraten. Aber im Durchschnitt sage ich mal, ist es bestimmt eine halbe Stunde am Tag.“ Diese Zeitersparnis resultiert aus der Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen, besonders bei der Artikelanlage und Bestellabwicklung, aber auch durch die Integration von ITscope ins bestehende ERP-System weclapp. Die Nutzung beider Systeme in einer integrierten Umgebung erhöht die Transparenz und Kontrolle über die Geschäftsprozesse und trägt zur allgemeinen Verbesserung der Betriebsleistung bei M IT bei.
Der direkte Vergleich zur Konkurrenz: EGIS versus ITscope
Bei der Erkundung verschiedener Systeme sammelte M IT auch Erfahrungen mit EGIS. Claus Uretschläger, Geschäftsführer von M IT, erinnert sich: „Wir haben EGIS für ein Jahr getestet, stießen jedoch auf Herausforderungen bei der Integration mit weclapp. Besonders problematisch war, dass wiederholt derselbe Lieferant mehrfach angelegt wurde, was zu erheblichem Mehraufwand in der Buchhaltung führte.“ Letztlich führten die gewonnenen Erkenntnisse dazu, dass M IT zu ITscope zurückkehrte, überzeugt von dessen Zuverlässigkeit und Nutzerorientierung.
Neustart für den B2B-Shop? M IT schmiedet Zukunftspläne
Nachdem der erste Versuch, den ITscope B2B-Shop zu etablieren, nicht die erhoffte Kundenakzeptanz fand, plant M IT, diesem Bereich in Zukunft erneut Aufmerksamkeit zu schenken. „Der Onlineshop wäre eigentlich das Sahnehäubchen für uns gewesen in Sachen Digitalisierung und Effizienzsteigerung, aber wurde von den Kunden nicht angenommen. Wir überlegen, es noch einmal zu versuchen“, erklärt Claus Uretschläger. Dieses Mal möchte das Unternehmen aus den früheren Erfahrungen lernen und neue Strategien entwickeln, um die Kunden besser einzubinden und die Vorteile des B2B-Shops deutlicher zu kommunizieren.
Von M IT lernen: Ein Aufruf zur digitalen Transformation
Die erfolgreiche Integration von ITscope in das weclapp-ERP-System hat M IT erhebliche Vorteile gebracht, darunter tägliche Zeitersparnisse, Kostenreduktion und verbesserte Datenqualität. Diese Erfolgsgeschichte dient als inspirierendes Beispiel für andere Systemhäuser, die den Schritt zur Digitalisierung und Prozessoptimierung noch vor sich haben. „Wir bei M IT haben durch ITscope und weclapp nicht nur Effizienz gewonnen, sondern auch unsere Marktposition gestärkt“, fasst Claus Uretschläger zusammen. Durch die Integration von ITscope in bestehende ERP-Systeme können IT-Unternehmen ihre Einkaufs- und Verkaufsprozesse nahtlos verwalten, was die tägliche Arbeit durch automatisierte Abläufe optimiert und die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig verbessert.
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Claus Uretschläger ist Geschäftsführer und Mitgründer der M IT-Systemhaus GmbH und ist spezialisiert auf IT-Beratung für kleinere und mittlere Unternehmen sowie Schulen. Als Sicherheitsexperte ist er außerdem Senior Berater beim Netzwerk ITSicherheit24.
Die M IT-Systemhaus GmbH ist im südostbayerischen und oberösterreichischen Raum erfolgreich in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Beratung und Vertrieb von Hard- und Software tätig. Mit über 500 Bestandskunden, rund 200 IT-Projekten jährlich und Partnerschaften mit führenden Herstellern sowie dem ERP-System weclapp, hat sich das Unternehmen einen festen Namen gemacht.
ITscope ist eine führende Plattform für IT-Beschaffung und -Vertrieb im B2B-Sektor. Mit über 8.500 aktiven Nutzern unterstützt ITscope Systemhäuser, Reseller, Distributoren und Hersteller bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Die Handelsplattform bietet Zugriff auf über 7 Millionen Artikel von Herstellern aus ganz Europa und ermöglicht den Vergleich sowie den Kauf bei mehr als 350 Lieferanten.
