Der Countdown läuft: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronisch erstellte Rechnungen empfangen zu können. Diese Neuerung betrifft alle Unternehmen, die innerhalb Deutschlands Geschäftsbeziehungen unterhalten. Ab 2027 wird die E-Rechnung für Unternehmen, die über 800.000€ Jahresumsatz generieren, zur Pflicht und ab 2028 weitet sich diese Pflicht auf alle im B2B-Bereich tätigen Unternehmen aus.
Der Umstieg auf die E-Rechnung markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Doch was bedeutet diese Änderung konkret für Systemhäuser und IT-Dienstleister?
Auch wenn noch nicht gesetzlich vorgesehen, wird es in der Praxis wohl schon ab 2025 hilfreich sein, E-Rechnungen versenden zu können. Es ist davon auszugehen, dass große Unternehmen Ihre Prozesse so umstellen werden, dass sie nur noch E-Rechnungen akzeptieren. Rechnungen im geschäftlichen Verkehr werden zukünftig elektronisch und in einem standardisierten Format, basierend auf der europäischen Norm EN16931, ausgestellt, übermittelt und empfangen. Diese Umstellung vereinfacht nicht nur den Rechnungsaustausch, sondern macht ihn auch schneller, sicherer und kostengünstiger. Deshalb ist auch eine frühzeitige Umstellung der eigenen Prozesse sinnvoll.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung, oft als E-Rechnung bezeichnet, ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und so übermittelt wird, dass es maschinell verarbeitbar ist. Dies ermöglicht eine automatische Verarbeitung ohne manuellen Eingriff. Im Gegensatz dazu gelten herkömmliche PDFs oder Papierrechnungen künftig als „sonstige Rechnungen“, die nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Als ITscope-Kunde sind Sie bereits optimal auf diese Umstellung vorbereitet. Die von ITscope generierten Bestelldokumente, Rechnungen, Angebote und Datenblätter sind maschinenlesbar und barrierefrei, zum Teil sogar nach dem Rechnungsformat ZUGFeRD-kompatibel. Das bedeutet, Software kann die Dokumentinhalte der ITscope-PDFs automatisch erkennen und verarbeiten. Auch für Menschen mit Sehbehinderungen sind die Informationen zugänglich, da sie von Bildschirmleseprogrammen vorgelesen werden können. Dies gewährleistet, dass Ihre Rechnungen den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und Sie problemlos mit Ihren Geschäftspartnern kommunizieren können.
Was ist das EN 16931 Format?
Das EN16931-Format ist ein europaweit standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das eine einheitliche Datenstruktur für den Rechnungsaustausch vorgibt. In Deutschland sind neben XRechnung auch ZUGFeRD und PEPPOL BIS als kompatible Formate zugelassen. Diese Formate erleichtern nicht nur den nationalen, sondern auch den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU.
Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile. Neben der Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit verbundenen Umweltbelastung ermöglicht sie eine schnellere Verarbeitung von Rechnungen und eine effizientere Buchhaltung. Zudem werden durch den automatisierten Datenaustausch Fehlerquellen minimiert und der gesamte Prozess wird transparenter und nachvollziehbarer.
Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung setzt Deutschland einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung des Rechnungswesens. Als ITscope-Kunde können Sie diesem Wandel gelassen entgegensehen, denn Sie sind bereits bestens ausgestattet, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und positionieren Sie Ihr Unternehmen als Vorreiter in Sachen Effizienz und Nachhaltigkeit.